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​檔案盒廠家介紹整理歸檔相關業務

發布日期:2019-09-17 作者:邢台猫咪网app檔案裝潢用品有限公司 點擊:

檔案盒廠家介紹整理歸檔相關業務

  1、哪些文件可以歸為一件整理?

  除請示與批複、來文與複文、正件和附件、正本和定稿以及行政許可、行政審批的報批材料可視為一件裝訂外,其他的文件都應單獨裝訂。

  如文件經過若幹往返辦理,請示和批複超過兩件的,應每件單獨整理和著錄,批複在前,請示在後,件號相連,實體應盡量排列在一起,題名按原題名分別著錄。

  同一次會議、同一個活動等形成的各份材料也應作為獨立文件進行整理。應先確定其中形成的每一份文件的保管期限,然後根據不同的保管期限進行排列,單獨成件進行整理,(同一次會議或活動中)相同保管期限文件應排列在一起,件號相連,盡量裝在同一個無酸紙檔案盒廠家的檔 案盒內。

  2、應當作為多份文件整理卻被作為一件文件整理的,怎麽補救?

  處理方式有兩種:一是將這些文件進行拆分,單獨成件進行著錄,排列在同一年度、同一保管期限之後;二是可以將這些文件頭一件著錄為主件,其他文件在檔案管理係統內逐件著錄為附件,附件需要著錄文號、責任者、題名、形成日期、頁數等基本信息。

  3、歸檔文件應該包括哪些要件,怎麽統計文件的頁數?

  整理歸檔文件時,收、發文處理表(或稱文件處理表)應和文件定稿、正本、附件等應當一並歸檔。進行檔案的編號或統計頁數時以上要件中相關的非空白頁麵都應包含於其中。

  4、發往不同單位的同一文件怎麽整理?

  內容相同而文號、主送單位不同的應分別作為單份文件歸檔,著錄時將主送單位置於[ ]中附於原題名之後。

  內容和文號相同但主送單位不同的幾份文件可作為一件整理,著錄時將所有主送單位置於[ ]中附於題名之後。

  5、哪些文件需要複印後再歸檔?

  擬長期(30年)保存的原件如果為字跡易褪色的(含熱敏材料傳真、打印的,複寫紙書寫的等),應先複印方可歸檔(保存複印件,並在備注欄中說明為“複印件”)。

  6、涉密文件應該如何整理歸檔?

  歸檔的涉密文件和非涉密文件應該分開整理,整理方法相同,不同保管期限的密件一般緊跟在同一年度、同一保管期限的非涉密文件件流水號的蕞後連續編排件號,但要求單獨裝盒(即不和非密級的文件混裝),裝有密件無酸紙檔 案盒廠家的檔案 盒脊應該在上端注明“涉密”二字。附件中含有密件的,整件歸檔文件作為密件處理。


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